Proje yönetimi ofisi

Proje yönetim ofisi (genellikle PYO olarak kısaltılır), bir işletme, devlet kurumu veya şirket içindeki, kuruluş içi proje yönetimi standartlarını tanımlayan ve sürdüren bir ekip veya departmana verilen isimdir. PYO, projelerde tekrar uygulamasının standartlaştırılmasından ve yürütmesini başarı ile tamamlanmasından sorumludur. PYO, proje yönetimi ve yürütme uygulamalarına ilişkin dokümantasyon, rehberlik ve ölçümlerin kaynağıdır.

Darling ve Whitty (2016), PYO'nun işlevinin tanımının zaman içindeki değişimini şu şekilde açıklar:

  • 1800'lerde proje ofisi, tarım endüstrisinde kullanılan bir çeşit ulusal yönetimiydi.
  • 1939 yılında "proje yönetim ofisi" terimi ilk kez bir yayın içinde kullanıldı.
  • 1950'lerdeki PYO kavramı, günümüzdeki modern halinin ilk belirtilerini gösterdi.
  • Bugün PYO belirli sorunları çözmek için kullanılan dinamik bir yapı olarak görülmektedir.[1]

PYO'lar, proje yönetimi ilkelerini genellikle PRINCE2 gibi endüstri standardını belirleyen metodolojilere veya PMBOK gibi yönergelerden oluşan kaynaklara dayandırır.[2]

Fonksiyonlar

Bir PYO, standartların ve metodolojilerin belirlenmesinin ötesinde başka görevleri de yerine getirebilir. Portföy Yönetimi sürecinin kolaylaştırıcısı veya uygulayıcısı olarak stratejik proje yönetiminde söz sahibi olabilir. Görevler,[3] aktif projeler ve portföyler [4] (projeyi tamamlanana kadar takip etmek) hakkında izleme, [4] raporlama [4] ve hangi projelerin devam edeceği veya iptal edileceğine dair alınacak stratejik kararlara yönelik üst yönetime sunum yapabilir.

Projeler üzerinde sahip olduğu kontrol ve etki derecesine göre farklı PYO çeşitleri vardır. Üç genel tür şu şekildedir:

  • Destek - danışman ve kaynak sağlayıcı
  • Direktif - projelerden doğrudan sorumlu, yürütücü
  • Kontrol - destek ve direktif arasında dengeli bir yapı

PYO'ların nelerden sorumluğu olduğu konusunda çeşitli görüşler bulunmaktadır. PMBoK 5. baskısında, 6 PYO işlevini tanımlayan bir buçuk sayfayı bu tür tartışmalara ayırmıştır. Hobbs ve Aubry (2010), PYO'ların 27 farklı işlevini tanımlamış ve bunlardan bazılarının proje performansıyla geliştirilmesiyle ilgili bir korelasyona sahip olmadığını tespit etmiştir. Darling & Whitty (2016), kanıta dayalı yönetim uygulamasına ihtiyaç olduğunu belirtmiş, danışmanların ve uygulayıcıların, hem kamu hem de özel kuruluşlarda, kesin sonuç olmadan muazzam miktarlarda finansman ile kanıtlanmamış çözümler sunduğunu ileri sürmüştür. Bilim, tıp veya hukuk alanında bilimsel dayanağı olmayan görüşlerin yayınlanmasına hoşgörü gösterilmeyeceği gibi, yönetim alanında da gerekçe sunulması aynı derecede önemlidir.[1]

Bazı PYO'lar uzmanlık alanlarına göre faaliyet gösterir. Örnek vermek gerekirse Ölçeklendirilmiş Çevik Çerçevede ÇPYO terimi, iş çevikliğini desteklemeye odaklanan bir PYO'yu tanımlamak için kullanılmaktadır.

PYO departmanları sıklıkla ve çeşitli nedenlerle değişim gösterebilir. Araştırmalar, proje yönetimindeki portföy yönetimi, metodoloji, işbirliği ve sorumluluk konularından tutun da, tecrübe, performans ve çalışma ortamına kadar tüm konuların PYO değişimini etkileyen faktörler olduğunu göstermektedir.[5]

Türler

Aşağıda bazı PYO türlerinden örnekler verilmiştir:[6]

  • Kurumsal PYO - projelerin organizasyon stratejisi ve hedefi ile uyumlu olmasını sağlar; tüm PYO türleri arasında en geniş yetki alanına sahiptir, genellikle doğrudan CEO'ya (veya benzer role) bağlı çalışır ve tüm projelerde stratejik ve taktiksel kararlar alma yetkisine sahiptir.[7]
  • Bölümsel PYO - bir kuruluş içindeki belirli bir iş birimi için projelere destek sağlar; portföy yönetimi, eğitim, kaynak planlama ve proje koordinasyonu bu iş birimlerine örnek olarak verilebilir.
  • Proje Odaklı PYO - tek bir büyük proje veya program için oluşturulur; idari destek, kontrol, raporlama ve izlemeyi içerir.
  • Proje Yönetimi Mükemmeliyet Merkezi (PYMM) - tüm organizasyondaki proje ekiplerini desteklemek için standartlaştırılmış proje yönetimi içeriklerini, prosedürlerini, yöntemlerini ve araçlarını tanımlar; süreç, metodoloji ve araçlara ilişkin idari hizmetleri ve eğitimleri içerir.

Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) Program Yönetim Ofisi Uygulama Topluluğu'nun (CoP), PYO için yaptığı tanım, "Yürütme yönetimi, organizasyonel yönetim ve stratejik değişim liderliği uygulamalarını geliştirmeyi amaçlayan, organizasyonel mükemmellik için stratejik bir itici güç" şeklindedir.[8]

PMO'daki 'P' genellikle "proje" için kullanılsa da "program" veya "portföy" anlamlarında da kullanılabilmektedir. Proje yönetim ofisleri projeleri desteklerken, program yönetim ofisleri projelerden/programlardan fayda elde etmek ve sürdürmek gibi daha geniş bir yetki alanına sahiptir. Portföy yönetim ofisleri ise, kuruluşlara stratejik hedeflere ulaşma konusunda destek verme sorumluluğuna sahiptir.[9]

Ayrıca bakınız

Kaynakça

  1. ^ a b Eric John Darling; Stephen Jonathan Whitty (2016). "The project management office: it's just not what it used to be". International Journal of Managing Projects in Business (İngilizce). Emerald Publishing. 9 (2): 282-308. doi:10.1108/IJMPB-08-2015-0083. 
  2. ^ Giraudo, L. & Monaldi, E (11 Mayıs 2015). "PMO Evolution". Project Management Institute. 7 Mayıs 2018 tarihinde kaynağından arşivlendi. Erişim tarihi: 6 Mayıs 2018. KB1 bakım: Birden fazla ad: yazar listesi (link)
  3. ^ "Funding for Government Olympic Executive / Olympic Programme Programme Office" (PDF). Greater London Authority. 2012. 13 Kasım 2012 tarihinde kaynağından (PDF) arşivlendi. 
  4. ^ a b c Project Management Institute 2021.
  5. ^ https://www.pmi.org/learning/library/project-management-office-dynamics-change-6496 31 Temmuz 2024 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi. Aubry, M., Hobbs, J. B., Müller, R., & Blomquist, T. (2010). Identifying forces driving PMO changes. Paper presented at PMI® Research Conference: Defining the Future of Project Management, Washington, DC. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
  6. ^ Hubbard, Darrel G.; Bolles, Dennis L. (2012). A Compendium of PMO Case Studies: Reflecting Project Business Management Concepts (İngilizce). PBMconcepts. ISBN 9780985848408. 31 Temmuz 2024 tarihinde kaynağından arşivlendi. Erişim tarihi: 31 Temmuz 2024. 
  7. ^ Stanleigh, Michael. "The Strategic Importance of the Enterprise Project Management Office". bia.ca (İngilizce). Business Improvement Architects. 13 Mayıs 2018 tarihinde kaynağından arşivlendi. Erişim tarihi: 13 Mayıs 2018. 
  8. ^ "PMI's Program Management Office (PMO Symposium): Asking Tough Questions, Identifying Solutions" (Basın açıklaması). PMI. 13 Kasım 2012. 23 Şubat 2014 tarihinde kaynağından arşivlendi. 
  9. ^ "Al-Arabi, M. & Al-Sadeq, I. M. (2008). Establishing a project portfolio management office (PPMO) Paper presented at PMI® Global Congress 2008—EMEA, St. Julian's, Malta. Newtown Square, PA: Project Management Institute." 31 Temmuz 2024 tarihinde kaynağından arşivlendi. Erişim tarihi: 31 Temmuz 2024. 

Kaynakça

  • Project Management Institute (2021). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide). 7th. Project Management Institute. Newtown Square, PA. ISBN 978-1-62825-664-2.